వర్క్ ఇమెయిల్‌లలో మరింత ప్రొఫెషనల్ సౌండింగ్ కోసం 3 చిట్కాలు
ఆధునిక యుగంలో, మీ ఉద్యోగం కోసం మీరు సహోద్యోగులు, బాస్‌లు, క్లయింట్లు మరియు మరిన్నింటికి ఇమెయిల్‌లు పంపవలసి ఉంటుంది.
మీ ఇమెయిల్‌లు సాధారణ సందేశాలు కాదు; ఇది ఒక ప్రొఫెషనల్ ఉద్యోగిగా మీరు ఎవరో సూచిస్తుంది. అందువల్ల, మీరు పంపిన ప్రతి ఇమెయిల్‌లు బాగా వ్రాసి, సులభంగా చదవగలవని నిర్ధారించుకోవాలి.
మీ కంపెనీ మైక్రోసాఫ్ట్ ఔట్‌లుక్ వంటి నిర్దిష్ట ప్రోగ్రామ్‌ను ఉపయోగిస్తుంటే - మీరు దరఖాస్తు చేయడం ఎలాగో తెలుసుకోవాలనుకోవచ్చు సందేశం ఫార్మాటింగ్ . మీరు సందేశం కోసం ఉపయోగించే ప్లాట్‌ఫారమ్‌తో సంబంధం లేకుండా, మీ ఇమెయిల్‌పై పంపు క్లిక్ చేయడానికి ముందు మీరు గుర్తుంచుకోవలసిన అనేక ముఖ్యమైన చిట్కాలు ఉన్నాయి.
వృత్తిపరమైన రంగంలో పనిచేయడం అనేది ఎవరికైనా సవాలుగా ఉంటుంది, కానీ ముఖ్యంగా మానసిక అనారోగ్యం లేదా ఇతర మానసిక ఆరోగ్య సమస్యల లక్షణాలను నిర్వహించే వారికి.
అదృష్టవశాత్తూ, ఈ ఒత్తిళ్లను నిర్వహించడానికి, మంచి కోపింగ్ మెకానిజమ్‌లను అభివృద్ధి చేయడానికి మరియు మీ భావాలను పంచుకోవడానికి మీకు సహాయం చేయడానికి ఆన్‌లైన్‌లో అనేక సాధనాలు అందుబాటులో ఉన్నాయి. ఇక్కడ నొక్కండి అవసరమైతే, మరింత అంతర్దృష్టిని మరియు చికిత్సకు ప్రాప్యతను అందించగల మరింత సమాచారం మరియు కథనాల కోసం.
మీ పని ఇమెయిల్‌లను ప్రూఫ్‌రీడ్ చేయండి
మీరు మీ వద్ద ఉన్న అతి ముఖ్యమైన మరియు విలువైన సాధనం ప్రూఫ్ రీడింగ్. మీరు మీ ఇమెయిల్‌ను పంపడం గురించి ఆలోచించే ముందు, ఒక ముఖ్యమైన ప్రశ్నను పరిగణించండి: మీ ఇమెయిల్ వ్యాకరణ మరియు తార్కిక భావాన్ని కలిగి ఉందా?
అందుబాటులో ఉన్నట్లయితే, ఇమెయిల్ యొక్క ప్రీబిల్ట్ స్పెల్ చెకర్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా ఏవైనా వ్యాకరణ తప్పుల కోసం తనిఖీ చేయండి. మీరు మీ స్పెల్ చెకర్‌ను అనుమానించినట్లయితే, బయటి వనరులను (ఆన్‌లైన్ డిక్షనరీ వంటిది) ఉపయోగించుకోవడానికి బయపడకండి.
చూడవలసిన ఇతర వ్యాకరణ దోషాలు వీటిని కలిగి ఉండవచ్చు:
జిప్ నుండి యాడ్ఆన్ను వ్యవస్థాపించడంలో ares విజార్డ్ విఫలమైంది
- పెద్ద అక్షరాలను తప్పుగా ఉపయోగించడం
- విరామ చిహ్నాల తప్పు ఉపయోగం (కామాలు, సెమికోలన్లు మొదలైనవి)
- వృత్తిపరమైన సెట్టింగ్ కోసం తగని వ్రాత శైలి మరియు టోన్
- సరైన నామవాచకాల యొక్క తప్పు ఉపయోగం - ఇతర వ్యక్తులను సంబోధించేటప్పుడు ఇది చాలా ముఖ్యమైనది; ముఖ్యమైన వ్యక్తి పేరు (లేదా ఏదైనా) తప్పుగా వ్రాయడం కంటే కొన్ని విషయాలు చాలా ఇబ్బందికరంగా ఉంటాయి!
మీ ఇమెయిల్ సిద్ధమైన తర్వాత, అది అర్థవంతంగా ఉందో లేదో తెలుసుకోవడానికి దాన్ని బిగ్గరగా చదవండి. కొన్నిసార్లు, ఒక వాక్యం 'ఆఫ్' అయితే అది ధ్వనించే విధంగా మీరు చెప్పవచ్చు.
అక్కడ నుండి, ఇమెయిల్ యొక్క మొత్తం ప్రవాహం స్థిరంగా ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు ఏవైనా దిద్దుబాట్లు చేయవచ్చు.
చివరగా, మీకు సమయం ఉంటే, ఇమెయిల్‌ను డ్రాఫ్ట్‌గా సేవ్ చేసి, దాని నుండి దూరంగా ఉండండి. మీరు ఏవైనా తక్షణ స్నేహితులు లేదా కుటుంబ సభ్యులు ఏవైనా లోపాలను గుర్తించారో లేదో చూడటానికి మీ ఇమెయిల్‌ను చదవమని కూడా అడగవచ్చు.
క్యూలో ఉన్న ఇమెయిల్ gmail అనువర్తనాన్ని ఎలా పంపాలి
మీరు మీ మెసేజ్‌లోని ప్రతి విషయాన్ని మీ సామర్థ్యం మేరకు ప్రూఫ్‌రీడ్ చేసి, పునఃపరిశీలించారని మీకు నమ్మకం ఉన్నప్పుడు 'పంపు'ని నొక్కడం మాత్రమే మంచి సూత్రం.
పని ఇమెయిల్‌లలో సంక్షిప్తంగా ఉండండి
మీ కంపెనీలో ప్రతి ఒక్కరూ తమ బాధ్యతలను సమర్థించుకోవాలి, కాబట్టి సంక్షిప్త ఇమెయిల్‌లను సృష్టించడం ద్వారా వారి సమయాన్ని గౌరవించడం సహాయకరంగా ఉంటుంది. వాటిని క్లుప్తంగా, తీపిగా మరియు పాయింట్‌గా చేయడం ద్వారా, మీరు స్పష్టమైన సమాధానాన్ని వెంటనే తిరిగి పొందవచ్చు మరియు మీ రోజుతో కొనసాగించవచ్చు.
ముందుగా, మీ మెసేజ్‌లలో చిన్న, సులభంగా అర్థం చేసుకోగలిగే పేరాగ్రాఫ్‌లు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. వాస్తవానికి, ప్రతి పేరా రెండు వాక్యాల కంటే ఎక్కువ ఉండవలసిన అవసరం లేదు.
మీ ఇమెయిల్‌కి మీరు బహుళ పూర్తి-నిడివి పేరాగ్రాఫ్‌లను వ్రాయవలసి ఉందని అనుకుందాం. అలాంటప్పుడు, గందరగోళం మరియు తప్పుగా సంభాషించడాన్ని తగ్గించడానికి మీరు ఎవరితో ఇమెయిల్ పంపుతున్నారో వారితో వ్యక్తిగత సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయడాన్ని మీరు పరిగణించవచ్చు.
మీ ప్రతి పేరాలో సంబంధిత సమాచారం మాత్రమే ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీ గ్రహీత మీ సందేశాన్ని అర్థం చేసుకోవడంలో సహాయపడే చిన్న వివరాలను పొందుపరచడం ఉత్సాహం కలిగిస్తుంది, కానీ ఆ అనుబంధాలను తగ్గించడం ద్వారా, మీరు చిన్న మరియు ప్రత్యక్ష ఇమెయిల్‌ను సృష్టించవచ్చు.
ఈ రకమైన సందేశాలు తరచుగా పాఠకుడికి అర్థం చేసుకోవడం చాలా సులభం మరియు అవసరమైతే మీ స్వీకరించే పార్టీ ప్రతిస్పందనగా స్పష్టమైన ప్రశ్నలను అడగవచ్చు.
సంక్షిప్త భాషని ఉపయోగించడంలో మరొక సహాయక మార్గం ఏమిటంటే 'ఉండాలి' క్రియల పట్ల జాగ్రత్త వహించడం. ఉదాహరణకు, 'నేను నివేదికను పంపగలగాలి' వంటిది 'నేను నివేదికను పంపుతున్నాను' అని కుదించవచ్చు.
ఈ దృష్టాంతంలో, మీరు 'ఉండాలి' అనే క్రియను తొలగించి, పదాలను తొలగించే క్రియాశీల క్రియతో భర్తీ చేస్తారు.
గౌరవప్రదమైన స్వరంలో వ్రాయండి
అన్నిటికీ మించి, మీ సందేశాన్ని గౌరవప్రదంగా తెలియజేయండి.
గ్రహీత మీతో నేరుగా మాట్లాడనందున ఇమెయిల్‌లో దూకుడు అర్థం చేసుకోవచ్చు. ప్రతికూలతను సానుకూలతతో సమతుల్యం చేయడం ద్వారా చెడు వార్తలను అందించేటప్పుడు కూడా మీరు ఈ ప్రమాదవశాత్తూ స్వరాన్ని నివారించవచ్చు.
ఉదాహరణకు, మీరు ఉద్యోగి పనితీరును విమర్శించాలనుకుంటే, మీరు సానుకూలంగా ఏదైనా చెప్పడం ద్వారా వాక్యాన్ని ప్రారంభించి, మీ విమర్శతో ముగించవచ్చు.
అదనంగా, 'కానీ' ఉపయోగించడం మానుకోండి . ఇది వాక్యం యొక్క మొదటి సగాన్ని నిరాకరిస్తుంది, కాబట్టి మీరు ఏదైనా సానుకూలంగా ప్రారంభించినప్పటికీ, “కానీ” ఉపయోగించడం వల్ల మీరు అసహజంగా ఉన్నారని ఎవరైనా అనుకోవచ్చు. కాబట్టి, “కానీ”ని “మరియు”తో భర్తీ చేయండి, తద్వారా రెండు స్టేట్‌మెంట్‌లు నిజం అవుతాయి.
మీరు మీ సందేశం చివరిలో చిన్న సంతకాన్ని చేర్చడం గురించి కూడా ఆలోచించవచ్చు. ఈ సంతకాలు మీ గ్రహీతకు ముఖ్యమైన పరిచయం మరియు వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని తెలియజేయడంలో సహాయపడతాయి.
మీరు కావాలనుకుంటే, మీ ఇమెయిల్ సెట్టింగ్‌లకు వెళ్లి, మీ పేరు, సంప్రదింపు ఫోన్ నంబర్ మరియు మీరు అనుబంధంగా ఉన్న ఇతర సైట్‌లను కలిగి ఉన్న సంతకాన్ని సెటప్ చేయండి.
మీ ఫేస్‌బుక్‌ను వేరొకరిలా చూడండి
మీ కంపెనీకి లోగో ఉంటే, మీరు మీ సంతకంలో భాగంగా దృశ్యమానాన్ని చేర్చడాన్ని పరిగణించవచ్చు. ఫలితంగా గౌరవప్రదమైన టోన్‌ను నిర్వహించే ఇమెయిల్‌లు మరియు ప్రొఫెషనల్‌గా కనిపిస్తాయి.
ముగింపు
గుర్తుంచుకోవలసిన ఒక ప్రధాన విషయం ఏమిటంటే, మరింత సాధారణ ఇమెయిల్‌లలో కూడా మీ సామర్థ్యం మేరకు చిన్న, సంక్షిప్త మరియు దోష రహిత సందేశాలను రూపొందించడం. అలా చేయడం ద్వారా, మీరు మీ యజమానిని గౌరవిస్తారని మీరు చూపిస్తారు మరియు ఇతరులు మిమ్మల్ని చూడాలని మీరు కోరుకునే ప్రొఫెషనల్ అని మీరే చెప్పుకుంటారు.
